La caja

La caja es un portal aparte, que solo abre en las computadoras y tabletas autorizadas como caja. Todo lo que cobras entra en tu turno.

Si el equipo pide «Activar este equipo»

El equipo todavía no está autorizado, o se borraron los datos del navegador.

• Equipo nuevo: escribe el Código de activación que genera el administrador en Configuración → Caja y preventa y pulsa Activar.
• Equipo que ya estaba autorizado: en ¿Este equipo ya estaba autorizado? Reactívalo con un supervisor, elige qué equipo es, y un supervisor escribe su usuario y contraseña y pulsa Reactivar este equipo.

Entrar a la caja

Escribe tu Usuario y tu Contraseña y pulsa Entrar. Al terminar, sal con Salir para que nadie cobre a tu nombre.

Abrir el turno

Si no tienes un turno abierto, la caja te pide Abrir turno: cuenta el fondo de caja que recibes y escribe cuántos billetes y monedas hay de cada valor. El sistema suma el Total en efectivo. Pulsa Abrir turno.

Cobrar un pedido

En Por cobrar están los pedidos de la preventa y los borradores de la oficina, del más reciente al más viejo. Busca por número o cliente.

1. Pulsa Cobrar en el pedido (o Retomar para cambiarlo antes).
2. Revisa el Cliente (por defecto, Consumidor final) y el Tipo de comprobante. Para crédito fiscal busca el cliente por nombre o RNC. Si no está registrado, escribe su Nombre y su RNC o cédula: salen en la factura sin crear el cliente (con RNC se elige crédito fiscal). La venta a crédito sí necesita un cliente registrado.
3. Escribe el pago en la forma de pago que usa el cliente. Otra forma de pago permite dividir el pago (por ejemplo, parte en efectivo y parte con tarjeta). El botón con el nombre de la forma y exacto llena el monto justo.
4. Si paga en efectivo de más, la pantalla muestra la Devuelta.
5. Pulsa Cobrar. Imprime la factura y entrégala al cliente. Pulsa Siguiente cliente.

Si la caja también vende, la pantalla principal muestra la venta: escanea los artículos, y pulsa Cobrar o Enviar a cola para dejarlo pendiente.

Aviso

Si el pedido tiene un artículo que requiere aprobación, o un lote vencido, un supervisor lo autoriza antes de cobrar (ver Autorizaciones de supervisor).

Descartar un pedido: pulsa Descartar y escribe el motivo. Si lo puso otra persona, lo autoriza un supervisor.

Sin conexión con la DGII: si el comprobante electrónico no se pudo enviar, la factura igual se imprime y se marca pendiente; el sistema la envía solo cuando vuelve la conexión.

Vender a crédito

Marca Vender a crédito (si tu rol lo permite). Lo que no se pague ahora queda en la cuenta del cliente, con el plazo de su ficha. Puedes escribir Referencias (orden de compra, autorización) y un Abono en caja opcional. El sistema no deja pasar el límite de crédito del cliente ni vender a un cliente bloqueado por mora.

Cobrar facturas a crédito pendientes

Cobrar facturas pendientes: elige el cliente, escribe el Monto que paga y la forma de pago. El monto se reparte desde la factura que vence primero, o escribe cuánto va a cada una. Pulsa Cobrar e imprime el recibo.

Desembolsos

Para sacar efectivo de la caja para un gasto (combustible, mensajería, limpieza…): Desembolso, escribe el Monto, Entregado a y el Concepto. Un supervisor lo aprueba. Pulsa Sacar de la caja, imprime el vale y que lo firme quien recibe el dinero. Anular un desembolso también necesita un supervisor.

Devoluciones

Devolución: busca la factura por su número o su e-NCF, marca las cantidades a devolver (o Devolver todo) y escribe el Motivo. Pulsa Hacer la devolución: se emite una nota de crédito (E34) y el dinero sale en efectivo de la caja. Si la venta se pagó con tarjeta u otra forma que no es efectivo, un supervisor autoriza devolverla en efectivo. Si la venta fue a crédito, el monto se rebaja de lo que debe el cliente.

Pagar a un proveedor en efectivo

Solo si tu rol lo permite. Pagar a proveedor: elige el proveedor, marca las facturas pendientes en pesos que pagas, escribe el recibo o conduce y pulsa Pagar en efectivo. El efectivo sale de tu turno.

Cerrar el turno

1. Pulsa Cerrar turno.
2. Cuenta todo el efectivo que hay en la caja, incluido el fondo, por billetes y monedas.
3. Suma los vouchers de cada forma de pago en Otras formas de pago. Deja en blanco lo que no tengas.
4. Elige el Supervisor que recibe el arqueo; él confirma con su PIN o su llave.
5. Pulsa Cerrar turno, imprime el cierre y entrega el efectivo y los vouchers al supervisor.

La guía con capturas de cada paso está en el manual web: Cómo cerrar el turno de caja.

Atajos de teclado

Las pantallas de la caja tienen atajos con la tecla Alt (se ven al lado de cada botón); por ejemplo, Alt+Q abre la cola de pedidos. En los resultados de búsqueda usa las flechas y Enter.

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Este tema está en el manual de: Administrador, Supervisor, Cajero.