Manual del Administrador

Manejo completo del negocio en CoyoteERP. Descargar el manual en PDF

Los temas de tu manual

1. Primeros pasos
2. Usuarios y roles
3. Ventas y caja desde la oficina
4. La caja
5. Autorizaciones de supervisor
6. Cotizaciones
7. Clientes, proveedores y cuentas
8. Mover el inventario
9. Consultar el inventario
10. Conteos físicos
11. Artículos
12. Compras
13. Configuración del negocio
14. Imprimir documentos
15. Seguridad de tu cuenta

Guías paso a paso

• Cómo cerrar el turno de caja: Arqueo de efectivo, vouchers, entrega al supervisor, hoja de cuadre en carta y en 80 mm, y revisión de las diferencias.

Tu rol

Como administrador manejas todo el negocio: usuarios y roles, ventas, caja, inventario, compras, cuentas por cobrar y por pagar, nómina y la configuración de la empresa. Eres también el supervisor de mayor nivel: apruebas desembolsos, recibes arqueos y autorizas operaciones especiales.

Solo dos cosas quedan fuera de tu rol, porque son técnicas: la conexión de la facturación electrónica y la licencia. Las maneja el rol Programador.

Esto es lo que tu rol te permite hacer:

Usuarios

• Ver usuarios
• Crear usuarios
• Editar usuarios y asignar roles
• Activar o desactivar usuarios

Roles

• Ver roles
• Crear roles
• Editar roles y sus permisos
• Eliminar roles

Sucursales

• Ver sucursales
• Administrar sucursales

Artículos

• Ver artículos
• Crear, editar, eliminar y restaurar artículos
• Ver y cambiar costos, precios y niveles de precio

Inventario

• Ver existencias, kardex, vencimientos y documentos de inventario
• Crear y editar borradores de entradas, salidas y ajustes
• Confirmar y anular entradas, salidas y ajustes (mueve el inventario)
• Registrar la respuesta del suplidor a una devolución (lo aceptado y su nota de crédito)
• Aprobar devoluciones a suplidor que cierran sin nota de crédito

Compras

• Ver órdenes de compra
• Crear y editar órdenes de compra, cerrarlas y anularlas
• Aprobar órdenes de compra

Cuentas por pagar

• Ver facturas de proveedores, pagos, antigüedad de saldos y estados de cuenta
• Registrar y anular facturas y notas de crédito de proveedores
• Registrar, programar y anular pagos a proveedores

Cuentas por cobrar

• Ver facturas por cobrar, cobros, notas, antigüedad de saldos y estados de cuenta de clientes
• Registrar cobros y anticipos en la oficina, aplicar anticipos y anular cobros de la oficina
• Emitir notas de débito (E33) y de crédito (E34) por ajuste a facturas a crédito
• Marcar facturas a crédito como incobrables y anular esa marca
• Facturar a las ARS por corte lo que cubrieron de las ventas

Ventas

• Ver facturas de venta y su comprobante electrónico
• Crear borradores de facturas y emitirlas (saca la mercancía y envía el e-CF)
• Cambiar el precio de venta en las facturas
• Dar descuentos en las facturas
• Aprobar antes de facturar los servicios de precio abierto y los artículos que requieren autorización
• Autorizar la venta de un lote vencido (con su PIN de supervisor)
• Anular facturas que la DGII todavía no aceptó
• Crear cotizaciones, registrar la respuesta del cliente y convertirlas en factura para la caja
• Ver en Inicio las gráficas de ventas, gastos y ventas contra gastos (incluye lo pagado en compras, desembolsos y nómina)

Caja y preventa

• Entrar al portal de caja con su usuario y contraseña: abrir y cerrar turno y cobrar facturas
• Facturar a crédito desde la caja
• Cobrar en la caja las facturas a crédito pendientes de los clientes
• Pagar facturas de proveedores en efectivo desde la caja
• Sacar efectivo de la caja para gastos (desembolsos)
• Aprobar desembolsos de caja (con su PIN de supervisor)
• Anular desembolsos de caja (con su PIN de supervisor)
• Consultar los desembolsos de caja en el panel de administración y exportarlos
• Consultar en el panel de administración los escaneos hechos en las cajas y la preventa (qué se leyó, qué precio y existencia mostró la pantalla) y exportarlos
• Descartar pedidos en cola de otros (preventa, otro cajero) con su PIN de supervisor
• Autorizar en la caja y la preventa descuentos mayores que el máximo de esa caja (con su PIN de supervisor)
• Hacer devoluciones en la caja (nota de crédito E34 y dinero de vuelta)
• Autorizar devoluciones en las cajas que las piden con supervisor, o hacerlas sin pedirlo (con su PIN de supervisor)
• Autorizar que se devuelva en efectivo una venta pagada con tarjeta u otra forma de pago (con su PIN de supervisor)
• Reimprimir facturas en la caja sin pedir supervisor, y autorizar las reimpresiones de otros (con su PIN de supervisor)
• Abrir el cajón de efectivo sin cobrar (sin este permiso lo autoriza un supervisor en esa caja)
• Aparecer como vendedor en las terminales de preventa
• Volver a autorizar en el momento una caja o terminal de preventa que perdió su autorización (por ejemplo, al borrar los datos del navegador)
• Ver los turnos de caja, sus cierres y diferencias
• Recibir el arqueo al cerrar un turno de caja (con su PIN de supervisor)

Clientes y proveedores

• Ver clientes
• Crear, editar y eliminar clientes (incluye límite de crédito)
• Ver proveedores
• Crear, editar y eliminar proveedores

Nómina

• Ver empleados, contratos, nóminas y sus montos
• Crear y editar empleados, emitir contratos y adendas, subir sus escaneos y registrar vacaciones
• Importar y consultar los ponches
• Crear, calcular y ajustar nóminas en borrador
• Cerrar y anular nóminas
• Calcular y registrar liquidaciones (da de baja al empleado)
• Configurar la TSS, el ISR, los conceptos, los feriados, las posiciones y las plantillas de contrato

Catálogos

• Ver unidades, categorías, marcas e impuestos
• Crear, editar, eliminar y restaurar unidades, categorías, marcas e impuestos
• Registrar las tasas de cambio
• Importar desde Excel (además hace falta el permiso de lo que se importa)
• Ver almacenes
• Administrar los almacenes de esta sucursal

Configuración

• Configurar los datos de la empresa que salen en las facturas
• Administrar la apariencia del sistema
• Configurar el inventario de esta sucursal (almacenes del punto de venta)
• Configurar y actualizar el padrón DGII de esta sucursal
• Configurar la caja de esta sucursal y autorizar cajas y terminales de preventa
• Configurar el bloqueo del crédito de clientes por mora
• Configurar el correo de avisos: a qué correos llegan los e-CF rechazados y por cuál servidor SMTP salen
• Administrar las impresoras compartidas de esta sucursal

Contabilidad

• Ver el catálogo de cuentas, los asientos, el mayor, la balanza y los estados financieros
• Hacer y reversar asientos manuales, y volver a contabilizar documentos pendientes
• Configurar el catálogo de cuentas, las cuentas por acción y la fecha de inicio de la contabilidad
• Cerrar y reabrir los meses de la contabilidad
• Registrar depósitos, liquidaciones de tarjetas y movimientos de banco, y conciliar las cuentas de banco
• Registrar, dar de baja y depreciar los activos fijos

Comprobantes fiscales

• Cargar y activar las autorizaciones de NCF y e-NCF de la DGII y reportar los e-NCF anulados
• Generar los formatos 606, 607 y 608 de la DGII (compras, ventas y comprobantes anulados)
• Ver los comprobantes electrónicos (e-CF) enviados a la DGII con sus respuestas, y recibir los avisos de rechazo

Auditoría

• Ver la bitácora de cambios